Först och främst vill jag ursäkta ordvitsen i början. Jag skall försöka att vara försiktig med fotbollsreferenserna i texten och syftet är inte att göra ett inlägg specifikt om fotboll. Syftet med detta inlägg är att ge dig som arbetar med Performance Management (eller prestationsutveckling som jag kommer kalla det för hädanefter) inblick i hur jag som beteendepsykolog ser på denna utmaning.

Tänk dig att du fick äran att träna ett professionellt fotbollslag (vi får för enkelhetens skull låtsas som att du kan en del om fotboll). Hur skulle du ta dig an uppgiften? Det första du skulle göra, gissar jag, hade varit att sätta en målsättning för laget för den kommande säsongen. Skall ni vinna ligan eller skall ni undvika nedflyttning? Utifrån detta hade du valt en spelfilosofi och ett spelsystem som du tror i största mån skulle bidra till att målet kunde uppfyllas.

Därefter ser du över ditt spelarmaterial och bedömer hur deras färdigheter uppfyller de roller du vill tillsätta i ditt lag. Har du en vänsterback som kan slå hyfsade inlägg med vänsterfoten? Har du mittbackar som är tillräckligt starka i huvudspelet (att nicka bollen..)? Har du en anfallare som prickar målet då hen skjuter? Utifrån din analys så får du överväga vilka nya spelartyper du behöver ta in i laget samt hur ditt existerande material behöver utvecklas.

Nästa steg blir att sätta dig ned både med laget och individuellt med varje spelare och förklara hur dina förväntningar ser ut. Du lägger upp planer för hur laget skall träna och lära sig det nya spelsättet. Varje spelare får en plan för hur hen skall arbeta med sin unika utveckling och träna upp sina förväntade färdigheter.

Tillsist börjar säsongen och ditt arbete blir dels att på ett ytterst handfast sätt coacha laget under pågående matcher. Hur ser matchbilden ut och hur skall taktiken anpassas till förutsättningarna. Dels får du mellan matcher se över din spelidé och utvärdera om den funkar som det var tänkt. Din kontakt med spelarna präglas av att du kontinuerligt ger dem feedback på deras prestationer både under matcher och på träning. Du uppmuntrar och berömmer men är också konstruktiv i din feedback när du ser att något behöver förbättras.

I ditt arbete ingår att se till att både individen belönas för sina prestationer samtidigt som du ser till att de individuella behoven inte krockar med lagets prestation. Och på detta sätt fortsätter du ditt arbete match efter match, träning efter träning tills det att säsongen är över och du få återgå till att sätta upp nya målsättningar för nästa säsong.

Jag kan inte påstå att jag har så värst stor insikt om fotbollsbranschen utöver ett antal års lirande i de lägre korpserierna. Däremot kan jag en hel del om prestation och prestationsutveckling och tänker mig att så här borde det, på ett ungefär, se ut i en verksamhet där medarbetarnas (spelarnas) prestationer är centrala för verksamhetens resultat. Även om sportvärldens relation mellan prestation och resultat är enklare än i det flesta organisationer som jag arbetar med så tycker jag att mitt exempel kan tjäna som en generell modell för hur prestationsutveckling skulle kunna se ut även utanför sportens värld.

Jag skulle vilja lyfta fram fem punkter där jag ser att det finns skillnader mellan mitt exempel och hur många organisationer har valt att arbeta med prestationsutveckling. Som alltid är min utgångspunkt beteendepsykologisk och bygger på hur jag arbetar med att förändra beteenden i organisationer.

  • De individuella målen är tydligt kopplad till en övergripande idé kring organisationens prestation. I fotbollsexemplet blir varje spelares prestation en byggsten i hur laget skall genomföra sin spelidé. Om vi i fotbollslaget har en spelidé som bygger på kantspel med inlägg så bör vi ha ytterspelare med välutvecklade färdigheter i att slå inlägg samt centrala anfallare som är skickliga på att nicka. Spelarnas individuella utveckling bygger på att de skall fokusera just på dessa förmågor och när laget skall värva nya spelare fokuseras just dessa förmågor. I många organisationer saknas en övergripande idé kring hur organisationens framgång gestaltar sig i färdigheter och kompetenser i specifika roller. Vilka kompetenser skall en bra chef ha? Vilka kompetenser krävs för att kunna fungera bra i projekt? Ett övergripande kompetensramverk bidrar till att måla upp en karta över hur individens utveckling bidrar till organisationens framgång. Ramverket är även en hjälp vid rekrytering då vi kan skapa kravprofiler utifrån organisationens kompetensbehov i nuläget.
  • Mål och utvecklingsplaner har en hög grad av konkretisering. I fotbollsexemplet är det enkelt att sätta konkreta mål som beskriver vad spelaren skall göra i olika spelsituationer i en annan organisatorisk kontext kan det vara svårare att sätta mål. Det är lätt att hamna i abstrakta formuleringar av typen ”visa ett större engagemang för våra kunder”. För både medarbetare och chef blir den här typen av mål svåra att utvärdera eftersom det inte framkommer vilka beteenden som motsvarar måluppfyllelse. Konkretisering av mål i form av beteenden gör att det också blir tydligare hur medarbetaren kan gå tillväga för att arbeta med sin utveckling. Inom beteendepsykologin pratar vi om instruktionsvärde vilket innebär att informationsutväxlingen mellan två personer skall resultera i att båda har en gemensam förståelse i vad som förväntas göras. Genom att arbeta med att utvärdera instruktionsvärdet i mål och utvecklingsplaner så skapas en större tydlighet och bättre förutsättningar för utvärdering och feedback.
  • Målen utvärderas och anpassas kontinuerligt till rådande omständigheter. Många organisationer har fortfarande långa processer för prestationsutveckling. I värsta fall så hålls utvecklingssamtal en gång per år och att det under resten av året saknas tillfällen att prata om förändrade förutsättningar och behov av att förändra mål. I fotbollsexemplet hade motsvarigheten varit en spelare som fått som mål att slå mer inlägg med vänster fot då spelaren var tilltänkt som vänsterback. Då utvärdering skall göras efter säsongen visar det sig att skadesituationen i laget gjort att spelaren har fått spela mittback med fokus på andra prestationer. Detta exempel är självfallet absurt men påminner om hur långa tidscykler för målformulerande kan ställa till det i en verksamhet som befinner sig i en föränderlig kontext. Tanken är inte den att mål med nödvändighet skall förändras varje månad. Många utvecklingsprocesser mår bra av att pågå under lång tid men organisationer behöver hitta sätt att hålla en pågående dialog öppen mellan chef och medarbetare där även frågor som berör förändrade förutsättningar får ta plats. Denna punkt sammanfaller till stor del med nästa punkt.
  • Individen får kontinuerligt feedback på sin prestation. Feedback på prestation sker på många olika sätt i en organisation, ofta är feedbacken ostrukturerad i form av den återkoppling som ges från tex kollegor, kunder eller brukare. Den feedback som vi syftar till här är den strukturerade form som sker i utbytet mellan chef och medarbetare. Generellt så finns mycket att göra i organisationer för att förbättra denna punkt. I medarbetarundersökningar är upplevelsen av för lite feedback snarare en regel än ett undantag. Skräckexemplen är där hela prestationsutvecklingen baseras på årliga Performance Reviews där insamlad information kring individens prestation under året skall återkopplas till individen. I fotbollsexemplet är motsvarande att du som tränare sammanställer betygen i dagstidningarna i slutet av säsongen och lämnar över till spelaren. Tiden mellan utförande och feedback är central inom beteendeforskningen, låter vi för lång tid gå så kommer inte feedbacken att ha någon som helst effekt på själva beteendet. Ett sätt att minska detta tidsgap är att införa regelbundna 1-till-1 samtal mellan chef och medarbetare där just prestationsfrågan står i centrum.
  • Belöning av individuell prestation avvägs mot teamets prestation. Det finns ingen nödvändig motsättning mellan att belöna individens prestation och teamets behov men en förståelse för hur våra prestationer vävs samman och påverkar varandra är viktig för att få teamet att fungera optimalt. Om vi bara lyfter anfallstjärnans målproduktion på bekostnad av framspelarens så finns en risk att vi kommer se spelare som hellre vill göra mål själva än spela bollen vidare till medspelare i bättre position för avslut. Om vi överför exemplet till organisationskontexten så kan detta handla om att ett stort fokus läggs på att belöna individuell resultatuppnåelse vilket kan resultera i att aktiviteter som är kopplade till att andra skall nå sina resultat (att hjälpa till) minskar i frekvens. Att ha koll på hur individuella prestationer samverkar i ett team och hur belöningar/bestraffningar påverkar detta samspel är en viktig del i att få teamet att prestera som bäst.

I kommande blogginlägg under året så tänker jag återkomma till dessa punkter och närmare förklara hur organisationen kan förbättras i sitt arbete med prestationsutveckling.