Som jag skrivit innan så är förmågan att ge feedback och framförallt positiv feedback ett nyckelbeteende för en ledare. Med detta blogginlägg skulle jag vilja förklara vad jag menar med positiv feedback och vad som inte är positiv feedback i mina ögon.

Feedback är den information som ges till en person som respons på en prestation och som möjliggör att ett beteende förändras eller att beteendet upprepas. Negativ feedback är information som meddelar att prestationen inte nått upp till förväntningar och att individen förväntas att inte upprepa samma beteende igen. Positiv feedback är information om att prestationen nått eller överträffat förväntningar och att individen förväntas upprepa beteendet. En variant av negativ feedback är konstruktiv feedback där den negativa informationen kopplas till en konkret handledning kring vad individen förväntas göra istället i liknande situationer.

En särskild egenskap hos feedback är att den både fungerar som konsekvens på genomförda beteenden samt som ”trigger” (eller stimulus) för framtida beteenden.

Positiv feedback skall inte blandas samman med en allmän positiv hållning (”att gå runt och hälsa på sina medarbetare varje morgon”, ”att alltid bemöta sina medarbetare med en positiv attityd”) eller med att ge generella positiva tillrop (”jag tycker du gör ett bra jobb!”, ”du är verkligen service-minded!”). Skillnaden är att dessa inte riktar sig mot specifika beteenden och ger lite handledning kring vad i prestationen som varit rätt och som individen förväntas fortsätta göra. Missförstå mig inte, jag är i varken emot positiva tillrop eller en positiv hållning hos en chef, båda är trivselfaktorer som kan ha starka bidrag till arbetstillfredställelse i stort, men har en liten påverkan på prestation.

Vad är då nyckeln till att lyckas med positiv feedback? Jag hade tänkt att sammanfatta mina erfarenheter i följande fyra punkter. Alla punkterna är oskiljaktiga från lyckad positiv feedback men varje punkt kan i sig vara fokus för övning för dig som ledare.

Beteendefokus – Den positiva feedbacken skall alltid vara kopplad till ett beteende, t.ex. ”jag tycker att det var bra av dig att du ringde upp leverantören och presenterade agendan före mötet”, och skall ges som din respons på just det beteendet. Här krävs det dig att beteendet kan beskrivas så konkret och så funktionellt som möjligt. Öva på att fråga dig själv: Är det observerbart? Är det mätbart eller värderingsbart (d.v.s. kan du säga när beteendet är rätt/bra utfört)? Beskriver det aktiv handling? Är beteendet under individens fulla kontroll?

Tydlighet – När beteendet väl är beskrivet är nästa nivå att kommunicera ut förväntningen så att den som skall genomföra det har full förståelse kring vad som förväntas.

Närvaro och tillgänglighet – Ju närmare i tid efter genomfört beteende som feedback ges desto större motiverande effekt har det (läs mer om positiv förstärkning), samma sak gäller för hur ofta den positiva feedbacken ges, desto oftare desto mer motiverande. Som chef betyder det att mest effektivt är det att finnas där och kunna observera och ge feedback på beteendena på plats. Kan du som chef öka din närvaro? Om inte finns det andra (teamet, övriga medarbetare) som kan fungera som ställföreträdande och ge feedback?

Individualiserat – Som all kommunikation mellan chef och medarbetare ingår även feedback som en del av relationen. I en god relation där du som chef har en rak kommunikation och har en bra uppfattning om medarbetarens preferenser så är det lättare att lyckas med feedback, du kommer upplevas som ärlig i det du säger och du kan anpassa ditt beröm efter vad medarbetaren uppskattar. I en sämre relation kan även en positiv feedback uppfattas som negativ av medarbetaren då den tas emot som förtäckt kritik eller att berömmet inte upplevs som personligt och uppriktigt. För att bli bra på att ge positiv feedback är en viktig del att vara väl förtrogen med hur dina medarbetare gillar att bli berömda och vet du inte det får du ta reda på det genom att fråga dem.

Uthållighet – Frekvensen av positiv feedback är viktig för att förstärka beteenden. Framförallt gäller detta för nya beteenden som skall etableras. Det kan ibland kännas enahanda och tjatigt att lämna samma positiva feedback varje gång och det kan vara en klok idé att fundera över hur du kan variera dig.

Jag vill hävda att teorin bakom varför positiv feedback fungerar är ganska enkel. Den stora utmaningen ligger i att bli skicklig i hur man praktiskt levererar positiv feedback. Som med alla färdigheter går vägen dit genom övning. Först lär du dig själva beteendet, sedan gör du det till en vana genom att praktisera beteendet regelbundet, för att tillsist bli en del av din personliga ledarstil.