Om du börjar ett helt nytt jobb och har ambitionen att bli framgångsrik i din nya roll så antar jag att du tämligen omgående kommer att ställa några grundläggande frågor: Vilka resultat skall uppnås av mig? Vilka är de huvudsakliga aktiviteterna som skapar dessa resultat? Hur utförs dessa aktiviteter på bästa sätt för att nå önskat resultat?

Har du tur så har du fått en chef som gärna diskuterar dessa frågor med dig och som kan ge dig tillräckligt konkreta svar för att du skall kunna sätta igång och utvecklas i din roll. Har du ännu mer tur så finns det också en övergripande idé i organisationen kring hur din och andras prestationer kan utvecklas för att ni tillsammans skall göra organisationen ännu mer framgångsrik.

Följande inlägg är en beskrivning av hur organisationen kan lägga grunden i sitt arbete med prestationsutveckling genom att ta fram tydliga beskrivningar av de kompetenser som krävs för att lyckas i företaget, eller i en del av verksamheten, eller i en specifik roll. Inlägget kommer ta sin utgångspunkt i den ”enhet” som jag tycker är mest funktionell att arbeta i när man griper sig an prestationsfrågan ur ett organisatoriskt perspektiv, nämligen kompetens.

Med kompetens avses en persons förmåga att kunna utföra ett antal aktiviteter på ett sådant sätt att ett önskat resultat uppnås. De aktiviteter som åsyftas kan vara beteenden eller tillämpning av kunskaper. För att beskriva en kompetens behöver man således både ha en uppfattning kring vilket resultat som avses samt i stora drag vilka aktiviteter som är kopplade till resultatuppnåelse samt hur dessa skall utföras för att resultatet skall uppnås på en tillräcklig nivå. Många konsultföretag har precis som vi ofta ett eget bibliotek med kompetensbeskrivningar för att beskriva kompetenser på en allmänt hållen nivå. Ett exempel från vårt bibliotek är kompetensen Planering- och organisationsförmåga som vi definierar enligt följande:

Planerings- och organisationsförmåga

Angriper både mindre uppgifter som arbetet i stort genom att skapa planer, bestående av mål och delmål. Formulerar innan arbetet startas upp vad som behövs i termer av insatser och resurser för att nå målen. Är medveten om tidsaspekten och disponerar sin tid utifrån planen. Har en förmåga att strukturera upp arbetet även för de grupper som han/hon leder och kan skapa en arbetsfördelning för att nå gemensamma resultat.

En organisation som vill bli mer framgångsrika i sin utveckling av medarbetarnas prestation bör arbeta med att se över vilka kompetenser som är allra viktigast för organisationens mål. Sannolikt behöver man välja ut olika kompetenser beroende på vilken del av verksamheten man arbetar i eller utifrån den roll man arbetar i. Valet av antalet kompetenser bör begränsas så att ingen person omfattas om mer än 4-6 kompetenser. De kompetenser som väljs ut sägs ingå i organisationens kompetensramverk.

Arbetet med att utveckla ett kompetensramverk tar sin utgångspunkt i positiva exempel. Hur ser verksamhetens nyckelprestationer ut? Vad är kärnan i utförandet av dessa prestationer? Med fördel involveras personal i framtagandet av kompetenser, särskilt de personer som har särskilt god förståelse (kanske själva högpresterare) för vad som är en god prestation bör involveras. Arbetet med de utvalda kompetenserna får sedan fortsätta genom att kompetensen konkretiseras ytterligare. Detta görs genom att besvara frågan ”Hur skall kompetensen typiskt yttra sig just i denna verksamhet/roll/företag?”. Svaret på frågan bör vara i form av konkreta beskrivningar av nyckelbeteenden.

Med fördel kan kompetensen beskrivas på olika nivåer där kompetensen preciseras för nybörjarnivå upp till expertnivå. Med hjälp av en sådan nivåindelning kan ramverket fungera som ett utvecklingsmaterial. En person som förväntas utvecklas inom en viss kompetens kan få handledning i sin utveckling genom att förväntningar preciseras på beteendenivå. På så sätt blir kompetensramverket ett kommunikationsredskap i utbytet mellan chef och medarbetare. De beteendeförväntningar som finns på personen kan sedan följas upp i 1-till-1 samtal (vi kommer skriva mer om dessa i ett kommande inlägg) och beteendet kan utvecklas genom feedback.

På organisationsnivå spelar kompetensramverket en viktig roll vad beträffar planering av utbildningsaktiviteter och rekryteringsstrategier. Genom att genomföra GAP-analyser som jämför den existerande kompetensnivån hos medarbetarna med önskade kompetensnivå så kan organisationen få en bild av hur kompetensbehoven ser ut. Ett exempel är en organisation där kompetenserna ”Planering- och organisationsförmåga” samt ”Att ge feedback på prestation” ingår i ramverket för dess chefer. Vid en analys av alla chefers kompetensprofiler konstateras att den första kompetensen ligger på en tillräckligt hög nivå hos de allra flesta men att Feedback inte ens når upp till 50% av den grundläggande nivån. I denna organisation blir det tydligt att samordnade utvecklingsresurser bör läggas på utveckling av just denna kompetens samt att rekryteringsprocessen bör inriktas mot att hitta fler kandidater som hamnar högt inom denna kompetens.

Kan ni se fördelarna med att ta fram ett kompetensramverk som ett grundfundament i ert arbete med prestationsutveckling? Vill ni veta mer om hur vi arbetar? Kontakta oss så berättar vi mer!