Under det senaste året så har vi på Havinder&Carlström varit ute på många uppdrag med fokus på organisatorisk och social arbetsmiljö. Även om ämnet ständigt är aktuellt så har det ökade intresset för dessa tjänster självfallet påverkats av de nya föreskrifter som började att gälla i slutet av mars detta år. Min tanke med detta inlägg är att sammanställa några slutsatser som jag dragit utifrån de diskussioner som förts med uppdragsgivare och även ge förslag till hur organisationer kan arbeta vidare med implementering av lösningar på tre specifika problem kopplade till slutsatserna.

Slutsats 1: Social arbetsmiljö är ett svårfångat begrepp

Även om den organisatoriska arbetsmiljön kan vara svår att fånga, så är den ändå lättare att förstår utifrån konkreta mått som att: Vi kan se hur mycket en person jobbar; Vi kan uppskatta hur mycket personen har att göra, eller; Vi kan uppskatta hur tydliga eller otydliga förväntningarna inom en roll kan vara. För den sociala arbetsmiljön så är de främst konsekvenserna av en sämre social miljö kan vi se i form av konflikter, mobbning och utanförskap. Även fast konsekvenserna är tydliga så är det svårt att veta vad i miljön vi skall titta efter då vi söker riskfaktorer. Resultatet av detta arbete blir därför ofta generaliserande åtgärder för otydliga risker, tex

”VI skall vara särskilt observanta vid både större och mindre förändringar”.

Jag tycker att det är bra att det finns en ökad vaksamhet då man genomför förändringar i organisationen, men frågor kvarstår fortafarande kring exakt vad som man skall vara observant på samt hur man proaktivt minskar den negativa effekten av risken.

Förslag: Arbeta med att konkretisera vad som är en positiv social arbetsmiljö på arbetsplatsen. Det finns, mig veterligen, inget kvalitetsdokument som kan användas för att säkra en positiv social arbetsmiljö, min uppfattning är dock att vi ändå har en bra bild över vilka beteenden som skapar en tryggare och mer uppskattad miljö. Sätt er ned med era medarbetare och kom fram till vilka sociala beteenden som ni skall göra mer av för att må bättre och minska konflikter. Ni kommer säkert att komma på egna exempel, men skulle ni fråga mig så skulle jag ge följande exempel på då jag trivs bäst i en organisation:

Vi ger varandra positiv uppmärksamhet;

Vi lyssnar aktivt då någon presenterar en idé;

Vi hälsar på varandra;

Vi frågar alla i gruppen om de skall med och fika;

Vi ger och tar råd kring hur vi kan förbättra vår arbetsprestation oavsett var i hierarkin vi befinner oss.

Generellt så anser jag att involvering är en nyckel till att arbeta proaktivt med social arbetsmiljö, ta som vana inför förändringar att stämma av vilka farhågor och förhoppningar som finns hos alla medarbetare som berörs, stäm av både vad beträffar arbetet i sig samt även vad beträffar de sociala relationerna.

Slutsats 2: Kränkande särbehandling känns obehagligt

Vår upplevelse när vi är ute är att just avsnittet kring kränkande särbehandling väcker mycket frågor hos chefer och att det även kommer fram många konkreta exempel där man som chef känner sig osäker vad som är att kränkande särbehandling och inte. Riskerna med detta är att man, som chef, inte agerar tillräckligt kraftfullt när information dyker upp där man skulle behöva utreda frågan. Tyvärr blir konsekvensen av detta att pågående kränkningar riskerar att fortsätta och kanske till och med förstärkas.

Förslag: Jag tycker att den nya föreskriften är tydlig på punkten att man har en skyldighet att starta en utredning när frågan dyker upp, det är tydligt också att den som leder utredningen skall besitta tillräcklig kompetens för ändamålet. Min enda kommentar kring detta är att många organisationer kan förbättra samarbetet med de aktörer (Intern HR, Företagshälsovård, Arbetsmiljökonsulter) som skall utföra arbetet. Tydliga rutiner behövs som underlättar ett snabbt överlämnande och att utredningen kan sätta igång snabbt, färdiga avtal med priser, kontaktytor och arbetsgång vet vi underlättar detta.

I övrigt så förespråkar jag även inom detta område att organisationen involverar alla medarbetare i arbetet. Sätt er ned och ta fram tydliga exempel som beskriver vilka beteenden som är att avse som kränkande särbehandling. Som tillägg till detta tycker jag att utbildning av chefer i svåra samtal och konstruktiv feedback är till stor hjälp, i särskilt utsatta verksamheter så tycker jag att chefer skall få handledning för att hantera en arbetsmiljö med särskilda risker för kränkande särbehandling.

Slutsats 3: En resultatstyrd arbetsmiljö både en tillgång och en risk

Jag skrev för några år sedan ett inlägg om en resultatstyrd arbetsmiljö (ROWE – Results Only Work Environment). Min upplevelse är att denna typ av miljöer blir allt vanligare, vi styrs mindre av arbetstider och mer av de resultat vi skall uppnå. Fördelen är att medarbetaren får ett större inflytande över när hen förlägger sina arbetstider, men nackdelen är att det inte finns någon som säger åt en att sluta för att man arbetat för länge. Utvecklingen av teknik har skapat en miljö där vi kan arbeta från vilken plats som helst men ändå hela tiden stå i kontakt med kunder, kollegor och chefer. För de flesta fungerar detta bra och forskningen visar också många positiva aspekter av ROWE, bland annat att de som arbetade under ROWE fick igenomsnitt en timme längre sömn per natt, men vi träffar även på personer där denna arbetsmiljö blir i princip som en ”fotboja” där man ständigt upplever att man borde arbeta för att slutföra någon av alla sina arbetsuppgifter.

Förslag: För arbetsplatser som tillämpar ROWE så vill jag med all tydlighet poängtera att prioritering och feedback är oerhört viktigt. Det behöver finnas en tydlig hänvisning till vilka arbetsuppgifter som är viktigast och vilka som i fallande ordning blir mindre viktiga. För chefer på alla nivåer blir det av största vikt att se till att denna prioritering kommuniceras hela vägen ut i organisationen. För individen så behövs verktyg att hantera sin egen prioritering: Hur väljer jag ut vad som är viktigast just i denna arbetsperiod? Hur kommunicerar jag kring det som hamnar utanför mitt fokus denna arbetsperiod? Arbetsgivare behöver både se till att tillräckliga kunskaper finns för att kunna arbeta med sin egen prioritering samt måste se till att det finns möjlighet att avsätta tid för att arbeta med prioritering och planera för hur resultaten skall uppnås. Tillsist så behövs en kontinuerlig feedback på prestation som dels återkopplar när uppgiften är utförd på en tillräcklig nivå (en stor del av stress i dessa miljöer skapas av att man ”överarbetar” sina uppgifter) men feedbacken behöver även återkoppla information som underlättar utvecklad prestation.