Blog Image

Organisation och Beteendepsykologi

Om bloggen

Bloggen tar sin utgångspunkt i beteendepsykologi och berör hur den kan tillämpas i våra organisationer. Bloggen är en fortsättning på exceedobloggen och här hittar du även inlägg som publicerades där under åren 2010-2013.

www.havindercarlstrom.se

Om positiv feedback

Feedback Posted on Tue, February 02, 2016 11:32:48

Som jag skrivit innan så är förmågan att ge feedback och framförallt positiv feedback ett nyckelbeteende för en ledare. Med detta blogginlägg skulle jag vilja förklara vad jag menar med positiv feedback och vad som inte är positiv feedback i mina ögon.

Feedback är den information som ges till en person som respons på en prestation och som möjliggör att ett beteende förändras eller att beteendet upprepas. Negativ feedback är information som meddelar att prestationen inte nått upp till förväntningar och att individen förväntas att inte upprepa samma beteende igen. Positiv feedback är information om att prestationen nått eller överträffat förväntningar och att individen förväntas upprepa beteendet. En variant av negativ feedback är konstruktiv feedback där den negativa informationen kopplas till en konkret handledning kring vad individen förväntas göra istället i liknande situationer.

En särskild egenskap hos feedback är att den både fungerar som konsekvens på genomförda beteenden samt som ”trigger” (eller stimulus) för framtida beteenden.

Positiv feedback skall inte blandas samman med en allmän positiv hållning (”att gå runt och hälsa på sina medarbetare varje morgon”, ”att alltid bemöta sina medarbetare med en positiv attityd”) eller med att ge generella positiva tillrop (”jag tycker du gör ett bra jobb!”, ”du är verkligen service-minded!”). Skillnaden är att dessa inte riktar sig mot specifika beteenden och ger lite handledning kring vad i prestationen som varit rätt och som individen förväntas fortsätta göra. Missförstå mig inte, jag är i varken emot positiva tillrop eller en positiv hållning hos en chef, båda är trivselfaktorer som kan ha starka bidrag till arbetstillfredställelse i stort, men har en liten påverkan på prestation.

Vad är då nyckeln till att lyckas med positiv feedback? Jag hade tänkt att sammanfatta mina erfarenheter i följande fyra punkter. Alla punkterna är oskiljaktiga från lyckad positiv feedback men varje punkt kan i sig vara fokus för övning för dig som ledare.

Beteendefokus – Den positiva feedbacken skall alltid vara kopplad till ett beteende, t.ex. ”jag tycker att det var bra av dig att du ringde upp leverantören och presenterade agendan före mötet”, och skall ges som din respons på just det beteendet. Här krävs det dig att beteendet kan beskrivas så konkret och så funktionellt som möjligt. Öva på att fråga dig själv: Är det observerbart? Är det mätbart eller värderingsbart (d.v.s. kan du säga när beteendet är rätt/bra utfört)? Beskriver det aktiv handling? Är beteendet under individens fulla kontroll?

Tydlighet – När beteendet väl är beskrivet är nästa nivå att kommunicera ut förväntningen så att den som skall genomföra det har full förståelse kring vad som förväntas.

Närvaro och tillgänglighet – Ju närmare i tid efter genomfört beteende som feedback ges desto större motiverande effekt har det (läs mer om positiv förstärkning), samma sak gäller för hur ofta den positiva feedbacken ges, desto oftare desto mer motiverande. Som chef betyder det att mest effektivt är det att finnas där och kunna observera och ge feedback på beteendena på plats. Kan du som chef öka din närvaro? Om inte finns det andra (teamet, övriga medarbetare) som kan fungera som ställföreträdande och ge feedback?

Individualiserat – Som all kommunikation mellan chef och medarbetare ingår även feedback som en del av relationen. I en god relation där du som chef har en rak kommunikation och har en bra uppfattning om medarbetarens preferenser så är det lättare att lyckas med feedback, du kommer upplevas som ärlig i det du säger och du kan anpassa ditt beröm efter vad medarbetaren uppskattar. I en sämre relation kan även en positiv feedback uppfattas som negativ av medarbetaren då den tas emot som förtäckt kritik eller att berömmet inte upplevs som personligt och uppriktigt. För att bli bra på att ge positiv feedback är en viktig del att vara väl förtrogen med hur dina medarbetare gillar att bli berömda och vet du inte det får du ta reda på det genom att fråga dem.

Uthållighet – Frekvensen av positiv feedback är viktig för att förstärka beteenden. Framförallt gäller detta för nya beteenden som skall etableras. Det kan ibland kännas enahanda och tjatigt att lämna samma positiva feedback varje gång och det kan vara en klok idé att fundera över hur du kan variera dig.

Jag vill hävda att teorin bakom varför positiv feedback fungerar är ganska enkel. Den stora utmaningen ligger i att bli skicklig i hur man praktiskt levererar positiv feedback. Som med alla färdigheter går vägen dit genom övning. Först lär du dig själva beteendet, sedan gör du det till en vana genom att praktisera beteendet regelbundet, för att tillsist bli en del av din personliga ledarstil.



Om feedback

Feedback Posted on Tue, February 02, 2016 11:31:05

När vi utbildar i OBM eller beteendepsykologi är en central punkt att förklara den teoretiska bakgrunden och den betydelse positiva konsekvenserna har för att påverka beteenden. I coachning omsätts denna kunskap i praktiska färdigheter att arbeta med positiv feedback. De allra flesta upplever att arbetssättet är bra även om färdigheten tar tid att utveckla och att det är en naturlig del av ett coachande ledarskap. Dock stöter vi ofta under början av en process på en del skepticism kring att använda positiv feedback som ett huvudinstrument i sitt ledarskap. De frågor som kan dyka upp handlar ofta om en rädsla för att man inte skall komma åt lågpresterare eller att man gör folk ”nöjda” med att endast leverera en halvskaplig prestation. Svaren på dessa frågor ligger i hur du levererar positiv feedback.

För den läsare som är skeptisk vill jag referera till en nästan 90 år gammal studie av Dr. Elizabeth Hurlock. Hon delade in skolbarn i fyra grupper, där en grupp fick positiv feedback (beröm) på sin prestation inför resten av gruppen (att lösa matteuppgifter), en grupp fick negativ feedback (kritik) inför gruppen, medan den tredje gruppen som också fanns i klassrummet inte fick någon feedback överhuvudtaget på sin prestation (men fick uppleva övriga elever ges feedback). Fjärde gruppen var en kontrollgrupp som flyttades till ett annat klassrum där feedback inte gavs. Resultatet var anmärkningsvärt, för båda grupperna som fick feedback hade detta en direkt positiv effekt på prestationen under de första dagarna men efter några dagar så avstannade utvecklingen i gruppen som fick kritik som feedback. Det slutgiltiga resultatet blev att gruppen som hade fått positiv feedback gjorde en förbättring på 71%, gruppen som fått kritik förbättrades med 19% och gruppen som inte fått feedback förbättrades med 5%. Allt i jämförelse med kontrollgruppen.

Utöver den positiva feedbackens överlägsenhet för att påverka prestation, så kan två andra slutsatser dras ur detta experiment.

1) Den negativa feedbacken gav även den ett snabbt resultat men det var inte hållbart över tid. Av den anledningen är det lätt att förstå varför det är lätt att ta till kritik eller en utskällning när man vill förändra ett beteende. För personen som utdelar den ger det en snabb och önskad konsekvens då det oönskade beteendet upphör eller det önskade beteendet genomförs. Ur en organisations mer långsiktiga perspektiv är detta dock ett mer ineffektivt sätt att leda.

2) Att inte få någon feedback alls är det som är mest ineffektivt. M.a.o. det frånvarande eller “låt gå” ledarskapet är det sämsta sättet att leda prestation.

Nu är jag medveten om att den organisatoriska verkligheten är mer komplex än den som beskrivs i experimentet och att det kan vara svårare att hitta konkreta prestationsförväntningar (i jämförelse med att lösa mattetal). Å andra sidan talar experimentet för att om vi lyckas med detta så har vi en ytterst effektiv metod för att påverka prestation i positiv feedback.

Förmågan att ge feedback och framför allt positiv feedback är ett nyckelbeteende för alla som har en funktion som ledare. För en organisation som tagit sig an utmaningen att utveckla ledarskapet borde möjligheten för chefer att få träning i denna förmåga stå högt på agendan!

För den som vill läsa mer aktuell och mer organisatoriskt tillämpad forskning så föreslår jag att försöka hitta ett nummer av Journal of Organizational Behavior Management (där uppskattningsvis mer än hälften av artiklarna berör relationen mellan feedback och prestation) eller Judith L. Komakis bok ”Leadership from an operant perspective”.